Verfahrensverzeichnis nach BDSG

1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle

Arbeitskreis Familien- und Ahnenforschung e. V.
von Degenfeld-Straße 15
73112 Geislingen-Eybach

2. Vertretung

Willi-Martin Jäger 1. Vorstitzender
Bühlstraße 41
89547 Gerstetten-Gussenstadt

3. Verantwortlicher für Datenverarbeitung

Willi-Martin Jäger 1. Vorstitzender
Bühlstraße 41
89547 Gerstetten-Gussenstadt

4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung

a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung

b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins:
– persönliche Daten über Kontaktformular werden ausschließlich zur Beantwortung gestellter Anfragen verwendet.
– Daten über das Besucherverhalten (Herkunft, Verweildauer, aufgerufene Seiten, Wanderungsverlauf über die Homepage) werden im Rahmen der Standar1&1 WebAnallystics in anonymisierter Form erhoben.

5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen

Es wird zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der Zweckbestimmung aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

Mitgliederdaten (insbesondere Kontaktdaten, wie Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Kontakthistorie sowie weitere Daten die zur Betreuung im Verein notwendig sind)

Interessentendaten (insbesondere Kontaktdaten (s.o.) sowie weitere Daten die zur Beantwortung gestellter Fragen notwendig sind)

Lieferanten und Abonentendaten: Lieferanten und Abonnenten (insbesondere Kontaktdaten, wie Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Kontakt- und Auftragshistorie sowie weitere Daten die zur Vertragserfüllung notwendig sind)

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Externe Stellen (Auftraggeber und Auftragnehmer) im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung.
Weitere externe Stellen wie z.B. Banken (Soweit dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses notwendig ist.)
Interne Verarbeitung, Personen, die an der Ausführung der jeweiligen Vertragsverhältnisses beteiligt sind (im Wesentlichen: Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, und IT).

7. Datenübermittlung in Drittländer

Eine weitergehende Übermittlung an Drittstaaten findet derzeit nicht statt.

8. Regelfristen für die Löschung der Daten

Es bestehen vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Da persönliche Daten auch in der Buchhaltung und Veranstaltungsmanagement verwendet werden, hierzu nachfolgend weitere Erläuterungen:

Löschung nach 10 Jahren:
– Buchhaltungsdaten, also beispielsweise über die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen oder die Erstattung von Auslagen.
– Teilnahmelisten an Veranstaltungen, welche über öffentliche Zuwendungen cofinanziert werden

Löschung nach 3 Jahren:
– Beitritts- und Kündigungserklärungen (Löschung erfolgt 3 Jahre nach Kündigung des Vereinsmitglieds)

9. Technische Verfahren zur Datensicherheit

Die Erfassung von Daten über die Homepage des Vereins, die Speicherung in der Vereinsverwaltung, die Verarbeitung im Zahlungsverkehr sowie die Übermittlung von Daten innerhalb des Vereins sowie an berechtigte Dritte erfolgt ausschließlich über gesicherte Verbindungen (SSL/TLS). Der Zugriffsschutz wird durch ein System der Zugangsbeschränkung gewährleistet.
Die Aufbewahrung von Daten in anderer als digitaler Form erfolgt in Räumlichkeiten mit Zugangsbeschränkung.

AFAG e.V.
Der Vorstand